ムダ、印鑑文化
日本の大企業や公的機関では、印鑑文化がなくなっていません。
平成の世も終わろうとしているのに、未だに昭和のやり方なのです。
今の技術があれば、他人の印鑑を真似することも容易でしょうし、
なぜ未だに印鑑にこだわるのかが理解できません。
印鑑のムダについて考えてみました。
よくある光景
メールにて
「この添付様式に記入、判子をもらって返信してください。」
１．PCで報告書を記入
２．わざわざ印刷する
３．上司にハンコをもらう
４．スキャナーで読み取る
５．PDFでメールに添付して送付する
ムダなプロセス。
非常に時間がもったいないし、やっていてイライラする。
プロジェクト等で
社員、ワードでせっせと書類をつくり・・・
社員「○○の書類、完成しました。」
上司「よし、印刷してくれ！」
「よし、ハンコ押すぞ。」ぺったん
「ハンコ押した書類はファイルに閉じておいてくれ。」
「電子データは、○○フォルダに保管しておいてくれ」
社員「○○系を閉じるファイルってどこにあるんだっけ・・・」
ハンコを押した資料、保管しておく必要ってあるのでしょうか。
電子的に、承認の形跡を残すことができればよいのでは・・・？
証拠としてのハンコ
一方で、こういった意見もあるでしょう。
・請求書にハンコがなければ誰からの請求書かわからなくね？
→本気で偽造しようと思ったらハンコがあっても偽造はできるでしょう。
・ハンコは証拠になるんだ。偽造を防ぐためにも必要だ。
→ハンコで偽造が防げるなら、文書偽造事件等は起こらないのでは。
正直、雰囲気でハンコを押している感じ、ありませんか。
シャチハタはだめですよって。たいして変わらないと思いませんか。
サインでも十分だ、筆跡を見れば本人であることを
証明できるじゃないか、と思いませんか。
対外的な書類と内向きの書類
対外的な書類
他社にハンコの廃止を強いることはできません。
自社が圧倒的な影響力を持っており、周りがそれに追従してくれる
レベルの会社であれば、それは可能でしょうが、無理はできません。
取引先との円滑な関係を維持するためにも、
「仕方がなく」ハンコ文化は続けることになるでしょう。
内向きの書類
自社での余計なハンコをなくすことは、上の旗振りで可能です。
サインを承認したり、電子判子システムを導入することで
少しでも余計な時間を省くことです。
働き方改革がすすめられているなかで、
ITを活用した”脱昭和化”が少しでも促進されれば良いですね。
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